5 detalhes essenciais para eventos corporativos de sucesso

10 Outubro 2019 Eventos

Quem organiza ou já organizou um evento corporativo, sabe: os detalhes fazem total diferença no resultado final.

Não importa o tamanho, o porte e o conteúdo do evento, falhas na organização podem interferir drasticamente na sua execução, alterando todo o andamento, a compreensão e o rendimento deste.

Por isso, para te auxiliar na montagem e organização, trazemos hoje as 5 principais dicas para fazer um evento de sucesso. Fique de olho:

1. ABRACE A TECNOLOGIA

Da venda de ingressos à aplicativo próprio, existem inúmeras plataformas que auxiliam na organização de um evento.

De uma forma geral, os sistemas on-line agilizam algumas tarefas "burocráticas", como o cadastramento dos convidados, por exemplo, diminuindo possíveis dores de cabeça e tornando os processos mais seguros.

Além disso, um evento tecnológico é visto com outros olhos pelos participantes. Isto é, este é um atributo que contribui para a boa reputação do evento. 

2. INVISTA NAS REDES SOCIAIS

Por falar em tecnologia, as redes sociais são grandes aliadas durante toda a organização de um evento: da fase de teaser até depois de acontecer!

Como a publicidade no meio digital tem custos mais reduzidos que outras plataformas, como os impressos, por exemplo, é bastante aconselhável traçar estratégias de relacionamento com o público por meio das redes sociais.

Durante o evento, os participantes também podem fomentar as redes utilizando hashtags padronizadas, contribuindo novamente para a reputação deste - e aumentando o buzz para uma próxima edição, se for o caso.

Depois do evento, é interessante usar as redes sociais como um canal de feedback. Ou seja, um meio de interação com quem participou.

3. PADRONIZE E IDENTIFIQUE

A hashtag padronizada que citamos anteriormente é apenas um pequeno exemplo de uma identidade sólida que o seu evento precisa ter.

Aqui, estamos falando de traçar uma temática que amarra tanto um nome/título, quanto uma identidade visual fixa, com elementos visuais que se adequem ao público e à proposta do evento.

A padronização torna o evento mais "profissional", aumentando sua credibilidade e a assimilação por parte do público. Com um mote central, um teor bastante claro, é mais fácil de o seu convidado participar ativamente.

4. ESCOLHA UMA DATA COM SABEDORIA

A data do seu evento é impactada por diversas variáveis, como o tema (se é atrelado a alguma semana/mês específico), situação climática, tempo hábil para viagens etc..

Porém, acima de tudo, dois fatores devem ser os principais na hora de reservar uma data: a disponibilidade do público e a interferência de eventos terceiros.

No fim das contas, as duas coisas podem até se unir, já que a disponibilidade do público não significa somente se ele pode ir. É crucial que o seu convidado deseje ir naquela data para que o rendimento do evento seja máximo.

A proximidade com feriados e datas comemorativas familiares, como o Natal e o Dia das Mães, por exemplo, pode não ser interessante para a pessoa, que pode se sentir desmotivada a participar.

Caso seu evento seja pago, por exemplo, o fim do mês pode ser bastante decisivo. Já a colidência com outro evento corporativo pode ser cansativa… E assim por diante. 

É essencial ficar atento ao que o seu público demanda!

5. O LOCAL IDEAL

Diante de possíveis datas interessantes, a escolha do local é uma das etapas mais importantes da organização do evento. Nesse sentido, é preciso ir muito além de um bom preço.

É claro que o orçamento é uma parte delicada do trabalho, mas, mais do que economia, é preciso buscar investimentos rentáveis. Por isso, quando o assunto é o espaço do evento, é preciso encontrar uma opção com alto custo x benefício.

Algumas características são elementares: os recursos e infraestrutura do espaço, a facilidade de acomodação e locomoção, a capacidade e o conforto dos seus convidados.

Porém, cada evento pode ter uma demanda específica quanto ao local escolhido. Por exemplo, caso seus participantes venham de outras cidades, é interessante que o espaço fique próximo do aeroporto/rodoviária, além de oferecer estada. 

Outros pontos só valorizam o local, como a presença de restaurante e a capacidade de rearranjar salas, por exemplo.

Uma excelente dica é colocar no papel tudo o que você considera mais importante e, daí, escolher a opção que reúna mais detalhes!

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